Acara-acara yang tidak diingini bukan hanya berlaku. Mengadakan dan mengadakan acara mengambil perancangan. Sama ada persidangan, seminar atau hari penghargaan pelanggan, dan sama ada anda mempunyai tiga minggu untuk merancang atau sepanjang tahun, kejayaan acara anda adalah dalam butirannya. Kami telah mengumpul tips perancangan acara perniagaan kecil 42 dari para pakar, termasuk beberapa penganjur Anugerah Influencer Perniagaan Kecil Tahunan.
Perancangan Acara Perniagaan Kecil: Apa yang Akan Dilakukan Pertama
1. Tentukan penonton sasaran anda sebelum apa-apa lagi. Langkah pertama - sebelum anda melakukan apa-apa lagi - sepatutnya dengan jelas menentukan siapa penonton sasaran anda. Dari semua ini, keputusan lain akan berubah dari segi format, kandungan, harga, lokasi dan lain-lain. Pendekatan berstruktur ini juga akan membantu anda untuk terus fokus dalam mencapai matlamat tertentu dan tidak membenarkan skop menjadi terlalu luas atau disiram.
2. Buat senarai butiran - segala-galanya termasuk pencahayaan dan pengangkutan awam, untuk kandungan dan minuman. Apabila anda memutuskan untuk mengadakan acara, semuanya penting. Dari kandungan program dan pencahayaan kepada pengangkutan dan tempat letak kereta - semuanya penting. Dan khalayak anda akan menyampaikan segala-galanya kepada anda dan ... jenama anda. Membuat senarai akan memastikan anda tidak melupakan perkara.
3. Mempunyai tujuan perniagaan yang jelas untuk mengadakan acara tersebut. Sebelum anda dapat merancang satu peristiwa yang berjaya, jelaskan mengapa anda melakukannya di tempat pertama, kerana setiap keputusan selepas itu harus menyokong matlamat utama anda. Adakah ia membawa generasi? Adakah ia untuk mewujudkan kesedaran tentang syarikat anda atau produk tertentu? Adalah untuk membangun kesetiaan pelanggan? Atau adakah anda hanya mahu membuat wang (yang baik juga)? Dan pastikan pasukan menyedari tujuan itu, supaya anda tidak mempunyai "rayapan skop."
4. Berhati-hati untuk acara industri lain semasa penjadualan. Semak kalendar. Pastikan anda tidak menjadualkan acara anda atau terlalu dekat dengan cuti atau masa percutian popular. Ia sama pentingnya untuk memeriksa peristiwa lain yang mungkin dihadapi oleh peserta sasaran anda.
5. Menjadi fleksibel dengan perubahan saiz, lokasi dan butiran lain. Semasa anda masuk ke dalam proses perancangan acara, anda mungkin mendapati bahawa acara anda berubah mengikut saiz, lokasi, dan banyak cara lain daripada yang anda anggap awal. Ini adalah semulajadi dan baik-baik saja selagi anda tidak terlepas dari sebab anda melakukan semua kerja ini di tempat pertama. Sesetengah kelenturan diperlukan.
6. Ketahui batasan anda. Kita semua tahu matlamatnya adalah membuang acara live yang hebat. Untuk itu, kita juga harus sedar akan apa yang kita boleh atau tidak dapat dilakukan secara realistik - sama ada anggaran ... atau masa yang bijak. Jika anda memutuskan untuk membuang acara secara langsung dalam masa seminggu, merancang untuk urusan yang lebih intim. Jika acara itu besar, sediakan beberapa bulan ke depan. Jika belanjawan kecil, anda mungkin perlu mengimbangi dengan kreativiti dan banyak kerja yang dilakukan sendiri.
7. Buat matlamat SMART. Sentiasa bermula dengan strategi. Sama seperti membina perniagaan, peristiwa hebat bermula dengan strategi yang kuat, bijaksana dan terukur. Acara langsung adalah cara yang luar biasa untuk berkongsi jenama anda, berhubung dengan pasaran sasaran anda, dapatkan maklum balas mengenai produk anda (dan banyak lagi!), Tetapi anda perlu tahu apa yang anda cuba capai. Tetapkan dengan matlamat SMART dan gariskan apa yang anda mahu. Kemudian pastikan bahawa anda meneruskan selaras dengan mencapai matlamat ini.
Belanjawan: Bagaimana Membayar Untuk Acara Anda
8. Membangunkan "pelan pembiayaan" untuk acara anda, dan anggaran nombor-nombor. Ketahui bagaimana anda akan membayar untuk acara tersebut. Kebanyakan acara dibiayai oleh tajaan, jualan tiket, belanjawan pemasaran dalaman - atau gabungan ketiga-tiga. Apabila anda membuat belanjawan anda untuk acara itu, anda perlu menganggarkan berapa banyak wang yang dapat anda raih secara realistik dari setiap kawasan. Sebelum anda menempah tempat anda atau menandatangani sebarang kontrak, adalah idea yang baik untuk mula menandatangani penaja terlebih dahulu, atau menjual tiket terlebih dahulu untuk memastikan terdapat minat yang cukup untuk idea anda untuk membiayainya.
9. Buat belanjawan belanja - dan jimatkan wang melalui derma penaja "in-kind". Peristiwa cenderung kos lebih daripada purata pemikir perniagaan kecil - terutamanya mengenai tempat dan makanan dan minuman. Ingat untuk menilai semua permit dan lesen yang anda perlukan juga. (Di sinilah perancang acara dapat membantu anda mengelakkan sakit kepala.) Buat senarai komprehensif semua perbelanjaan dan kemudian menyerlahkan kawasan-kawasan di mana anda berfikir penaja boleh memainkan peranan untuk menawarkan sesuatu "semacam". Semakin anda bekerja dengan jenama lain dan rakan kongsi untuk menjadi tuan rumah acara anda, semakin banyak anda boleh menyimpan.
10. Pertimbangkan crowdfunding sebagai pilihan baru untuk mengumpul wang untuk acara. Jika ini adalah acara kali pertama anda, gunakan platform crowdfunding untuk meringankan risiko. Dengan menerbitkan acara anda pada peserta platform ini, anda perlu berjanji untuk tiket untuk acara tersebut berlaku. Sekiranya bilangan peserta minimum yang diperlukan tidak dipenuhi, acara tidak berlaku.
Pemasaran: Mendapatkan Orang Hadir
11. Anda memerlukan pelan pemasaran DETAIL. Buat pelan pemasaran untuk acara itu. Semakin teratur anda, semakin profesional acara anda akan menjadi.
12. Tergantung pada usaha anda atau acara anda akan gagal. Jika anda tidak mahu berada di acara anda sahaja ... kemudian memasarkan, memasarkan, memasarkan, memasarkan ... dan memasarkan lebih banyak lagi.
13. Tentukan sebab yang baik untuk orang muncul. Apakah cabutan untuk hadirin? Anda perlu menentukan APA yang anda lakukan pada acara yang akan membawa peserta sasaran di pintu. Untuk produk pengguna, ia mungkin menjadi pesta dengan hiburan dan demo produk dan hadiah percuma. Bagi peniaga perniagaan, ia mungkin kandungan pendidikan atau penceramah pakar yang menarik. Walau apa pun, jangan kehilangan hubungan dengan kenapa anda ingin penonton khawatir ini untuk masuk.
14. Berikan secara bertulis mengapa pasaran sasaran anda harus hadir - jangan menganggap faedahnya jelas. Apabila mempromosikan sesuatu acara pastikan anda memberitahu pasaran sasaran anda tentang apa yang akan mereka pelajari, siapa yang akan mereka jumpa dan mengapa mereka harus berada di sana. Jangan menganggap kawan anda akan memberitahu rakan mereka. Jika anda menggunakan pembesar suara, beri mereka salinan iklan supaya mereka dapat mempromosikan acara tersebut kepada khalayak mereka.
15. Ketahui cara bercakap dengan media. Wartawan sangat sibuk dan selalu pada tarikh akhir ... mereka tidak mempunyai masa untuk mendengar padang jualan. Biarkan mereka tahu bahawa maklumat itu wujud dan - untuk cerita masa depan - bahawa anda pakar dalam bidang itu. Sertakan maklumat itu apabila anda menjangkau.
16. Gunakan hashtags Twitter. Twitter sangat hebat untuk mempromosikan acara dan untuk mewujudkan komuniti dalam talian sekitar acara. Sediakan hashtag yang unik pada awalnya. Cari Twitter dahulu untuk memastikan ia tidak digunakan lagi. Letakkan hashtag tepat di laman web acara, dan jika anda menggunakan butang Tweet untuk berkongsi di laman web ini, jalankan hashtag ke dalam verbaage utama. Apabila orang tweet, ia mempromosikan acara secara automatik di Twitter.
17. Gunakan pra-peristiwa sosial dalam talian untuk mempromosikan acara utama. Untuk membina minat dalam acara anda, cuba mengadakan Hangouts Google atau obrolan Twitter beberapa minggu sebelum acara utama. Jemput beberapa penceramah anda untuk mengambil bahagian dalam acara sosial dalam talian. Berikan pratonton tentang apa yang akan berlaku pada acara utama, dengan melakukan beberapa perbincangan mengenai pembicara yang akan meliputi, atau menyerlahkan aktiviti. Ia menjana jangkaan.
18. Beli iklan di rangkaian media sosial. Membeli iklan di rangkaian sosial sering diabaikan oleh peristiwa kecil. Platform pengiklanan sosial (Facebook, LinkedIn dan Twitter di atas semua) menawarkan pilihan penargetan mendalam yang dapat membantu untuk mencapai audiens target kami di lokasi geografis kami. Berita baiknya adalah tidak ada belanjawan besar yang diperlukan dan jualan tiket dapat diukur dengan mudah.
19. Gunakan YouTube untuk mempromosikan acara anda. YouTube adalah enjin carian kedua di seluruh dunia selepas Google. Memuat naik video dari acara atau wawancara kami dengan penceramah / penghibur kami adalah cara yang bagus untuk meyakinkan bakal hadir untuk mengklik pembelian. Video memberikan isyarat visual yang signifikan dan memberi kesan besar kepada proses membuat keputusan kami. Dengan peristiwa-peristiwa yang kita selalu merasakan risiko tidak mengetahui apa yang akan berlaku, video memudahkan ketegangan itu.
20. Buat video promosi belanjawan rendah yang hebat. Satu kreativiti kecil dengan beberapa papan poster, klip muzik tanpa royalti, dan kamera video telefon pintar yang baik akan mencipta video yang menyeronokkan untuk membantu mempublikasikan apa yang akan datang. Berikut adalah contoh video yang baik, yang dilakukan hanya pada belanjawan bersudut, untuk mempromosikan acara perniagaan kecil.
21. Dapatkan blogger tempatan yang terlibat. Bersikap pintar dengan blogger. Melibatkan blogger tempatan untuk menyertai acara ini biasanya merupakan strategi yang hebat untuk mendapatkan penonton sebelum, semasa dan selepas acara tersebut. Bloggers biasanya bergantung pada jangkauan yang luas dan biasanya tidak mengikuti peraturan media tradisional.
22. Luaskan platform pendaftaran acara seperti Meetup. Gunakan platform sedia ada. Jika ini adalah percubaan pertama anda dalam menjalankan acara dan anda tidak mempunyai kemahiran untuk mempromosikannya, lihatlah Meetup.com. Selain menawarkan suite untuk menguruskan acara dalam talian, Meetup adalah perujuk yang hebat untuk khalayak yang relevan di kawasan anda. Ia juga mempunyai keupayaan pengurusan pendaftaran dan RSVP yang sangat berguna jika anda tidak berpengalaman.
23. Gunakan pendaftaran dalam talian. Cara yang lebih mudah untuk menakutkan orang adalah dengan melakukan pendaftaran analog (faks, draf bank atau di pintu sahaja). Menawarkan pendaftaran dalam talian untuk memastikan seberapa banyak peserta yang secepat mungkin, yang akan membantu untuk meramalkan nombor dan melepaskan belanjawan tidak lama lagi.
24. Dapatkan disenaraikan di laman web yang memenuhi kumpulan anda. Sebaik sahaja anda tahu siapa yang anda mahu hadir, langkah seterusnya adalah meletakkan diri anda di hadapan mereka. Terdapat laman web yang mengkhususkan diri dalam acara penyenaraian secara nasional (contohnya Meetup, Lanyrd) dan tempatan yang bermula di sana dan penyelidikan yang paling sesuai untuk disenaraikan.
25. Menawarkan insentif rakan kongsi tempatan untuk mempromosikan anda. Siaran akhbar yang dihantar ke saluran media yang berkaitan akan membantu menjana berita buzz dan anda boleh melihat mendapatkan media (dalam talian dan luar talian) yang terlibat sebagai rakan kongsi. Mereka mendapat pendedahan di acara anda sebagai balasan untuk menyiarkannya. Jika mereka tidak mahu terlibat di peringkat itu, mendekati mereka dengan idea untuk menjalankan persaingan untuk pembaca mereka untuk memenangi tiket.
26. Jadikannya mudah pada pembesar suara anda untuk publisiti kepada pengikut mereka. Jika anda mempunyai pakar / penutur yang hadir, dorong mereka untuk menyiarkan kehadiran mereka kepada pengikut media sosial mereka / pelanggan e-mel.
27. Beri insentif awal burung. Tiket burung awal pada kadar yang lebih murah adalah cara terbaik untuk mendapatkan pendaftaran awal dengan memberikan orang insentif untuk bertindak sekarang bukan menunggu dan lupa.
Pasukan: Siapa yang Akan Bantu?
28. Tanggungjawab delegasi. Tidak kira saiz perniagaan anda, sentiasa cuba untuk mewakilkan tanggungjawab. Mempunyai satu orang yang menjaga setiap butiran biasanya tidak berfungsi dengan baik. Sekiranya mungkin, biarkan orang mengawal kawasan yang paling mereka nikmati. Sebagai contoh, biarkan makanan di syarikat anda mengendalikan butiran katering. Lebih banyak orang menikmati tanggungjawab mereka, semakin besar kemungkinan mereka akan membawa mereka keluar dengan kejayaan.
29. Ikuti - dan susur semula. Periksa awal dan sering. Walaupun tidak ada orang yang ingin dijadikan micromanaged, pastikan pekerja dan vendor berada di landasan dengan tugas acara mereka. Selagi orang tahu anda mengharapkan kemas kini dari semasa ke semasa, mereka kurang cenderung menjadi kecewa apabila anda memanggil atau menghantar e-mel untuk satu.
30. Penaja adalah royalti - pastikan mereka merasa seperti itu. Sekiranya anda mempunyai penaja - melayan mereka seperti raja. Mereka membiayai acara anda dan membolehkan anda melakukannya (jika itu model perniagaan anda). Menjadi sangat jelas sebelum acara apa yang akan mereka dapatkan sebagai penaja.
31. Sentiasa memandang rendah, untuk penaja. Sekiranya anda fikir anda boleh mendapatkan peserta 100, arahkan tajaan anda pada anggaran yang lebih rendah - terutamanya jika ini adalah peristiwa pertama anda. Lebih baik memberi penaja kejutan yang menyenangkan daripada yang mengecewakan.
32. Tanya orang apa yang mereka fikirkan, dan bersedia untuk maklumbalas yang baik atau buruk. Minta kritikan. Jika anda telah melakukan setengah pekerjaan yang baik, anda akan mendapat banyak kudos. Katakanlah terima kasih, tetapi kemudian meminta CRITIQUE dan bersiap sedia untuknya.
33. Mempunyai pasukan media sosial yang mahir merangkumi acara anda. Jangan lupa pasukan media sosial. Walaupun tidak penting untuk setiap peristiwa atau industri, lebih banyak acara memfokuskan pada memanfaatkan kuasa viral penonton mereka. Jika penonton anda mengejek, Facebook dan mengambil gambar di Instagram - anda perlu melakukan perkara yang sama dan anda memerlukan pasukan terlatih untuk melaksanakannya.
34. Cari penjual yang melayani niche anda dan bersedia untuk terlibat. Penjual terbaik yang boleh anda bekerjasama adalah orang-orang yang biasa dengan budaya perniagaan kecil. Cari penjual yang bekerja dengan perniagaan kecil dengan kerap atau siapa yang terlibat dengan tahap yang lebih besar daripada peranan mereka.
Hari Acara: Menariknya
35. Tetapkan harapan dengan teliti - kemudian sampaikan. Pastikan penonton mempunyai pengalaman GREAT (tidak baik); dan anda memberi mereka apa yang mereka harapkan dari menghadiri.
36. Sikap menular. Para tetamu anda sebahagian besar akan memainkan sikap dan dinamik anda semasa acara tersebut. Terimalah dengan contoh dan bersenang-senang.
37. Biarkan tindak balas orang ramai menjadi barometer anda. Baca penonton semasa acara tersebut. Tanya orang bagaimana mereka lakukan. Jika keadaan menjadi hebat, dan jika mereka tidak, anda akan tahu.
38. Sentiasa tanya diri anda: Bagaimana ini relevan kepada peserta? Pastikan anda menawarkan kandungan yang berkaitan dengan lebih daripada 80% penonton. Penonton mesti pergi dengan taktik yang ketara untuk meningkatkan perniagaan dan kerjaya mereka ... dan mereka mesti merasakan tenaga pembicara. Bercakap mengenai perniagaan anda dan apa yang anda lakukan - tanpa menawarkan penonton apa yang MESTI perlukan - adalah satu pembaziran masa dan wang untuk semua.
39. Sebagai tuan rumah upacara atau pembicara - latihan. Anda tahu perniagaan anda, tetapi jangan menganggap bahawa anda tahu cara membuat persembahan. Berlatih memberi persembahan, menjawab soalan dan mengendalikan ahli-ahli penonton yang sukar dan konfrontatif. Semakin baik anda menjadi lebih baik.
40. Lihat yang terbaik. Lihat bahagian ... selesa tetapi fesyen ke hadapan. Walaupun anda seorang akauntan atau peguam, pilih saman yang paling tersendiri atau mengikat anda. Orang ingat bagaimana selesa anda berada dalam kulit anda sendiri.
Pelan Kontingensi: Apa Yang Harus Dilakukan Apabila Perkara Menjadi Salah
41. Bayangkan peristiwa, langkah demi langkah, dan membuat senarai 2-kolom: apa yang boleh salah dalam satu lajur, dan pelan kontingensi anda di tempat kedua. Bersedia untuk yang tidak dijangka. Mungkin sistem bunyi gagal. Mungkin pembekal keynote anda. Bolehkah anda menghadapi dan teruskan?
42. Bersedia untuk meminjamkan tangan untuk mengisi sebarang jurang. Walaupun perancangan di hadapan adalah formula yang bagus untuk berjaya, tidak pernah cukup. Sesuatu yang tidak dijangka selalu muncul. Oleh itu, ia membayar untuk dimasukkan ke dalam gred siku tambahan sedikit untuk keadaan extenuating. Ini terpakai untuk pengaturan katering, keperluan percetakan, penginapan tetamu, ramalan cuaca, hiburan dan banyak lagi.
Terima kasih banyak kepada para ahli yang menyumbang kepada tip perancangan acara perniagaan di atas:
- Matt Telfer, Pengurus Pemasaran untuk Internet Hati dan blogger di Marketing Nerd Tips 1, 24, 25, 26, 27
- Beth Silver, Pengarah Urusan, Doubet Consulting Tips 2, 11, 14, 15, 38, 39, 40
- Laura Leites, Perancang Acara dan Pemilik, Pengeluaran Acara L2 Tips 3, 4, 5, 8, 13, 31
- Joy Go, Pemasaran Internet dan Pengurus Program Gabungan, Percetakan Hari 2 Hari Tips 6, 28, 29, 36, 42
- Liz King, Ketua Pegawai Eksekutif, Ketua Acara Acara, Acara Liz King Tips 7, 9, 33, 34
- Julius Solaris, pembicara industri acara dan editor Blog Pengurus Acara Tips 10, 18, 19, 21, 22, 23
- Ramon Ray, Penginjil Teknologi dan Editor Teknologi Biz Kecil Tips 12, 30, 32, 35, 37, 41
- Anita Campbell, Pengasas dan Ketua Pegawai Eksekutif Trend Perniagaan Kecil Tips 16, 17, 20
Shutterstock: Pelan, Anggaran, Kosong, Jamuan, Tim, Malu
